Pentingnya Memahami Kebutuhan dan Harapan Stakeholders
- Need Free Consultation?
Bagi Anda yang sudah lama bergelut dalam dunia bisnis, Anda mungkin pernah mendengar atau melihat label ISO 9001 yang digunakan oleh perusahaan-perusahaan baik nasional maupun multinasional. ISO 9001 sendiri adalah elemen kunci untuk melaksanakan proses audit yang menjadi syarat standar ISO 9001.
Lalu, apa sebenarnya ISO 9001 itu? Apa saja manfaat implementasinya bagi sebuah bisnis? Bagaimana Anda bisa mengimplementasikannya dalam perusahaan Anda?
ISO 9001 didefinisikan sebagai standar internasional untuk pengelolaan sistem manajemen mutu (SMM) atau Quality Management System (QMS). Perusahaan yang mengimplementasikan ISO 9001 dikatakan mampu menyediakan layanan dan produk seusai standar yang memenuhi persyaratan pelanggan serta aturan yang berlaku secara konsisten.
ISO 9001 telah digunakan oleh lebih dari 1 juta bisnis di dunia saat ini. Penerapan ISO 9001 di perusahaan dapat menciptakan peningkatan sistem berkelanjutan. Ini mengarah pada penghematan biaya, peningkatan efisiensi serta konsistensi yang lebih besar.
ISO 9001 pertama kali diterbitkan tahun 1987 oleh International Organization for Standardization. Versi ISO 9001 yang terbaru saat ini dirilis pada bulan September 2015 dan dikenal dengan versi ISO 9001:2015.
ISO 9001 tidak hanya dapat diimplementasikan pada industri yang menghasilkan produk berupa barang. Bidang usaha dengan layanan atau jasa seperti kampus, sekolah dan rumah sakit juga bisa mengimplementasikannya.
ISO 9001 membantu perusahaan memastikan pelanggan mereka secara konsisten mendapatkan produk dan layanan yang berkualitas tinggi. Pada gilirannya hal ini akan membawa banyak manfaat bagi perusahaan termasuk peningkatan kepuasan pelanggan, manajemen dan karyawan.
Karena ISO 9001 menentukan persyaratan untuk sistem manajemen mutu yang efektif, banyak perusahaan merasakan berbagai manfaatnya antara lain:
Terlepas dari ukuran bisnis Anda atau jenis produk maupun layanan yang Anda tawarkan, sertifikasi ISO 9001 akan memberikan keuntungan besar yang akan membantu Anda mendapatkan peluang pasar yang lebih luas dan mengelola perusahaan dengan lebih baik.
Mendapatkan pengakuan atau sertifikasi ISO 9001 tidak hanya akan membuat Anda lebih unggul dibandingkan pesaing, tetapi juga memberi Anda kemampuan untuk mendefinisikan kerangka kerja dan struktur yang solid sesuai dengan prinsip manajemen. Ini tidak hanya akan mengefisienkan kegiatan operasional, tetapi juga akan mendorong peningkatan yang berkelanjutan di semua aspek.
Untuk membantu Anda mulai menerapkan ISO 9001:2015 dan mendapatkan sertifikasi, simak langkah-langkahnya sebagai berikut:
Implementasi Sistem Manajemen Mutu ISO 9001 di perusahaan membutuhkan komitmen dan tekad dari manajemen puncak. Tanpa hal tersebut, inisiatif kualitas tidak akan bisa berhasil. Manajemen puncak harus memahami dengan baik bahwa adanya standardisasi memungkinkan perusahaan menunjukkan kepada konsumen bahwa mereka memiliki komitmen yang nyata terkait kualitas.
Perlu diketahui bahwa adanya sistem manajemen mutu mampu menghilangkan duplikasi dalam sistem manajemen sehingga proses bisnis secara keseluruhan dapat berjalan dengan lebih efisien.
Program kesadaran dimulai dengan mengumumkan secara resmi terkait rencana perusahaan untuk mempersiapkan sertifikasi ISO. Karyawan juga harus diberitahu tentang tujuan sertifikasi dan apa keuntungannya bagi karyawan, konsumen maupun perusahaan. Komunikasikan juga bagaimana cara kerja dan apa tanggung jawab mereka dalam sistem.
ISO 9001 bertujuan untuk menciptakan sistem manajemen mutu yang sesuai syarat. Akan tetapi, Anda tetap bisa memasukkan, menambahkan atau mengadaptasi program yang bagus yang sudah ada sebelumnya. Karena itu, diperlukan pemeriksaan untuk membandingkan sistem manajemen mutu yang sudah ada dengan standar ISO 9001.
Setelah perbandingan didapatkan, semua ketidaksesuaian harus diperbaiki dengan membuat rencana implementasi yang terdokumentasi.
Ruang lingkup sangat penting untuk menentukan seberapa luas cakupan ISO 9001 dalam kegiatan operasional perusahaan. Ruang lingkup ISO 9001 bisa termasuk seluruh bagian perusahaan, hanya satu fungsi atau beberapa fungsi tertentu saja. Biasanya cakupan ini tergantung pada produk dan layanan yang disediakan oleh perusahaan.
Sementara itu kebijakan perusahaan adalah maksud dan tujuan dari perusahaan yang dinyatakan oleh manajemen puncak. Manajemen puncak perlu menetapkan kebijakan mutu berdasarkan konteks dan tujuan perusahaan.
Ruang lingkup sangat penting untuk menentukan seberapa luas cakupan SMM dalam kegiatan operasional perusahaan. Ruang lingkup SMM bisa termasuk seluruh bagian perusahaan, hanya satu fungsi atau beberapa fungsi tertentu saja. Biasanya cakupan ini tergantung pada produk dan layanan yang disediakan oleh perusahaan.
Sementara itu kebijakan perusahaan adalah maksud dan tujuan dari perusahaan yang dinyatakan oleh manajemen puncak. Manajemen puncak perlu menetapkan kebijakan mutu berdasarkan konteks dan tujuan perusahaan.
Perencanaan dalam implementasi ISO 9001 mencakup risiko (efek dari ketidakpastian dan hasil yang tidak diinginkan), peluang serta sasaran rencana pencapaiannya. Buat perencanaan dengan sedetail mungkin.
ISO pada dasarnya memberi kebebasan bagi perusahaan dan organisasi untuk membuat dokumen secara fleksibel. Biasanya dokumentasi ini sudah ada di perusahaan dan hanya perlu diperiksa kembali jika ada hasil yang tidak konsisten.
Informasi yang ada dalam dokumen sebaiknya bisa mengkomunikasikan pesan, menjadi panduan sekaligus bukti bahwa rencana sebenarnya terkait implementasi ISO 9001 sebenarnya sudah dilakukan dalam perusahaan.
Implementasi harus dilakukan sesuai dengan dokumentasi yang sudah dibuat sebelumnya. Pastikan dokumen dan prosedur dipahami oleh semua karyawan dan dilaksanakan secara aktual.
Untuk memastikan implementasi berjalan dengan efektif dan sesuai standar, pemantauan perlu dilakukan lewat audit internal. Internal auditor bisa dilatih dengan melibatkan pihak luar yang memiliki kompetensi dalam pelaksanaan audit.
Perusahaan perlu melakukan pemantauan, pengukuran, evaluasi dan analisis. Ini penting untuk memastikan perusahaan tahu apakah hasil yang diharapkan sudah tercapai atau belum.
Rapat tinjauan manajemen dilakukan untuk meninjau informasi terkait kinerja sistem manajemen mutu yang sudah dilaksanakan. Apakah masih memadai, sesuai dan efektif dengan standar yang ada. Rapat tinjauan bisa dilakukan dengan interval waktu tertentu (bulanan, 3 bulan sekali, 6 bulan sekali atau setahun sekali).
Setelah langkah pertama sampai ke-sebelas terlaksana, perusahaan bisa menghubungi badan sertifikasi untuk melakukan audit. Audit biasanya dilakukan dalam 2 stage. Stage 1 untuk dokumentasi (pengecekan kelengkapan dan keakuratan dokumentasi). Jika sudah sesuai, maka bisa dilanjutkan ke stage berikutnya.
NSQ Indonesia merupakan Badan Sertifikasi ISO yang telah diakui secara global dan memiliki tim auditor yang berpengalaman di setiap bidang.
© NSQ Indonesia
Copyright PT Nusajaya Qualiti Indonesia© 2023. All rights reserved.
